Quelle application choisir pour sa copropriété ?

Application de copropriété : de quels outils parle-t-on ?

« Application de copropriété » désigne en réalité quatre familles d’outils, qui ne répondent pas au même besoin et ne sont pas choisies par les mêmes personnes.

Certains outils couvrent plusieurs familles : regardez ce que l’outil fait réellement, pas son nom. Pour l’espace en ligne légal, notre guide Extranet de copropriété : est-il obligatoire ? détaille les documents qu’il doit contenir ; pour les groupes entre voisins, voyez Groupe WhatsApp de copropriété.

Il n’y a donc pas de « meilleure application » dans l’absolu. La bonne question de départ est : qui porte le projet, et pour régler quel problème ? Un syndic veut centraliser les demandes de ses résidences, un conseil syndical être informé et toucher tous les copropriétaires, une résidence services joindre des résidents parfois peu à l’aise avec le numérique.

Comment choisir une application de copropriété, étape par étape ?

Commencez par le problème, pas par l’outil, puis faites l’inventaire de ce qui existe déjà avant de comparer. Les six étapes ci-dessous résument la méthode ; les sections suivantes détaillent chaque critère.

Si vous attendez un suivi des signalements, convenez avant le lancement de qui les reçoit, de qui met leur statut à jour et du canal à utiliser en urgence. Si le syndic n’est pas partie prenante, présentez-lui le projet tôt.

Qui peut accéder à l’application de copropriété ?

Une copropriété réunit des personnes aux droits différents. Un bon outil leur donne des rôles distincts, au lieu d’un accès identique pour tous.

• Les copropriétaires, occupants ou bailleurs. Ce sont eux qui votent en assemblée générale.
• Les locataires et les autres occupants. Ils vivent dans l’immeuble, constatent les pannes et subissent les travaux, mais l’espace en ligne du syndic est destiné aux membres du syndicat et du conseil syndical (article 18). Une application de résidence peut les accueillir : vérifiez qu’elle le permet, et ce qu’ils y voient.
• Le conseil syndical, qui a besoin d’échanger avec le gestionnaire sans que tout soit public.
• Le gestionnaire du syndic, qui doit pouvoir traiter, répondre et publier, parfois pour plusieurs résidences.

La CNIL rappelle que, dans une copropriété, chacun ne doit accéder qu’aux informations nécessaires à son rôle. Concrètement, demandez qui voit les coordonnées des habitants, qui voit les signalements des autres, et si les messages privés entre voisins peuvent être refusés.

Posez aussi la question des arrivées et des départs : qui valide l’inscription d’un nouvel occupant, à quel logement il est rattaché, et ce que devient le compte d’un locataire qui déménage.

Le cas des résidences services

Quand le règlement de copropriété étend l’objet du syndicat à la fourniture de services spécifiques aux résidents, la copropriété relève du régime des résidences-services (article 41-1). La loi y prévoit un conseil des résidents, formé des personnes qui y demeurent à titre principal, propriétaires ou non, que le syndic réunit avant l’assemblée et informe sur les services (article 41-7). L’outil doit donc toucher tous les résidents, pas seulement les propriétaires, rester simple pour les moins familiers du numérique et s’accompagner d’un autre moyen d’informer ceux qui ne l’utilisent pas.

Comment savoir si les résidents vont vraiment l’utiliser ?

Un outil que personne n’ouvre ne règle rien. Aucun texte ne fixe de critère ici : ce sont des questions de bon sens, à vérifier pendant un essai.

• L’entrée dans l’outil. Comment chaque habitant reçoit-il son accès ? Un nouvel arrivant peut-il demander à rejoindre sa résidence sans attendre qu’on pense à lui ?
• Sans installation. Une version qui fonctionne dans le navigateur évite de perdre ceux qui n’installent rien, et l’outil doit tourner sur des téléphones anciens.
• Les alertes. L’information importante doit atteindre aussi ceux qui n’ouvrent pas l’application, par e-mail par exemple. Pour les habitants sans smartphone, l’affichage dans le hall reste indispensable.
• Une réponse visible. Un signalement doit montrer où il en est. Si personne ne répond dans l’outil, les habitants reviennent au téléphone et l’abandonnent. Si c’est le gestionnaire qui ne répond plus, voyez Le syndic ne répond pas : que faire ?.
• Un usage clair. Ce qui se dit dans l’application, et ce qui passe par le syndic ou l’assemblée, doit être écrit quelque part.
• Un essai réel. Demandez à quelques résidents de tous âges de rejoindre la résidence sur leur propre téléphone, de lire une annonce et de signaler une panne avec une photo, et notez où ils ont besoin d’aide. Vérifiez aussi le parcours du gestionnaire, et demandez au fournisseur de vous mettre en relation avec une résidence comparable à la vôtre.

L’accessibilité

Vérifiez que l’outil respecte la taille de texte choisie sur le téléphone, garde des contrastes lisibles, fonctionne avec un lecteur d’écran et emploie des mots simples. Le référentiel de l’État, le RGAA (référentiel général d’amélioration de l’accessibilité), sert de grille : demandez au fournisseur s’il a fait un audit de la version que les habitants utiliseront. L’obligation légale vise les services en ligne de certains organismes : les personnes morales de droit public, certains organismes de droit privé chargés d’une mission de service public ou d’intérêt général, et les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel moyen en France, sur les trois derniers exercices, atteint 250 millions d’euros (article 47 de la loi du 11 février 2005, article 2 du décret n° 2019-768). Elle dépend donc de l’organisme qui propose le service, pas de la seule taille de l’éditeur ; quand elle ne s’applique pas, faites-en un critère de choix. Dans une résidence services, ce critère passe en premier.

Que ne peut pas remplacer une application de copropriété ?

Une application facilite la vie de la résidence, mais plusieurs actes ont une forme imposée par les textes.

Les notifications et les mises en demeure. Depuis la loi du 9 avril 2024, elles sont valablement faites par voie électronique (article 42-1 de la loi) : une lettre recommandée électronique ou le procédé d’un prestataire de services de confiance qualifié (article 64 du décret du 17 mars 1967). Chaque copropriétaire peut demander à tout moment à les recevoir par voie postale, et elles lui sont alors adressées par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (article 64-1). Les convocations peuvent aussi être remises contre récépissé ou émargement (article 64-3). Une notification push, un message dans l’application ou un simple e-mail n’en font pas partie : si un outil annonce l’envoi de convocations, vérifiez qu’il passe bien par l’un de ces procédés.

Les décisions. Elles sont prises en assemblée générale (article 17), où l’on peut participer en personne, par visioconférence ou par un autre moyen électronique qui permet d’identifier chacun, ou voter par correspondance avec un formulaire conforme au modèle fixé par arrêté (article 17-1 A). Les moyens de participation à distance, choisis par l’assemblée, doivent au moins transmettre la voix des participants et retransmettre les délibérations de façon continue et simultanée (article 13-1 du décret) : un compte identifié avec des boutons de vote ne suffit pas. Un sondage dans l’application recueille un avis, utile pour préparer une résolution, mais il ne décide de rien. Les exceptions ont leur propre cadre, par exemple la consultation écrite à l’unanimité des petites copropriétés, organisée par le syndic (article 41-12), et la délégation de l’assemblée au conseil syndical (article 21-1).

L’espace en ligne du syndic professionnel. L’obligation porte sur un accès sécurisé aux documents de la gestion, différencié selon leur nature (article 18). Une application qui ne donne pas cet accès ne la remplit pas, quel que soit son nom.

L’information des occupants. Dans les trois mois qui suivent l’assemblée, le syndic informe les occupants des décisions qui touchent leurs conditions d’occupation et leurs charges (article 1 du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015), par affichage pendant un mois ou, à défaut, dans chaque boîte aux lettres ou selon les modalités habituelles de remise des courriers (article 2). Le texte ne mentionne pas de canal électronique : l’application complète l’affichage, elle ne le remplace pas.

Données personnelles : quelles questions poser au fournisseur ?

Noms, adresses e-mail, logements, photos de signalements, messages : le RGPD s’applique.

Qui est responsable du traitement ? Selon la CNIL, c’est celui qui détermine l’objectif et les moyens du traitement : le syndic quand un texte le lui impose (l’espace en ligne, par exemple) ; pour une décision du syndicat, les responsabilités se définissent au cas par cas entre le syndicat, le syndic et le prestataire. Clarifiez-le avant de signer : c’est le responsable qui informe les personnes de la finalité, de la durée de conservation et de leurs droits.

Le contrat de sous-traitance. Un fournisseur qui traite les données pour le compte du responsable est un sous-traitant (article 4 du RGPD). Il doit présenter des garanties suffisantes, et un contrat écrit précise l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, ainsi que les données et les personnes concernées (article 28). Ce contrat prévoit notamment que le sous-traitant :

• ne traite les données que sur instruction documentée du responsable ;
• ne fait appel à un autre sous-traitant qu’avec son autorisation écrite préalable ;
• supprime ou rend toutes les données au terme de la prestation, au choix du responsable ;
• met à disposition les informations nécessaires pour démontrer sa conformité et permet des audits.

La base légale. Tout traitement repose sur l’une des six bases de l’article 6 du RGPD, dont le consentement, le contrat, l’obligation légale et l’intérêt légitime : demandez sur laquelle repose chaque usage, l’annuaire des habitants ou la messagerie privée par exemple.

L’hébergement et les traceurs. Pour les outils d’assemblée à distance, la CNIL recommande d’écarter ceux qui collectent beaucoup d’informations, intègrent des traceurs publicitaires ou compromettent la sécurité du matériel, et signale qu’un outil dont la maison-mère est hors de l’Union européenne peut entraîner des transferts de données qui imposent des mesures particulières. Ces critères valent pour tout outil : demandez où les données sont hébergées, et par qui.

Les durées de conservation. Les données ne sont gardées que le temps nécessaire à leur finalité (article 5 du RGPD), durée que fixe le responsable, sauf texte qui l’impose (CNIL). Demandez ce que deviennent le compte d’un habitant qui part, ses messages et ses photos.

Les coordonnées des copropriétaires. Le syndic doit les communiquer au conseil syndical qui le demande, mais le conseil ne peut les utiliser que pour les missions que la loi lui confie, et doit informer les copropriétaires de l’usage qu’il en fera (CNIL). Un conseil qui lance seul une application vérifie donc d’abord que cet usage se rattache à ses missions, explique aux copropriétaires ce qu’il fera de leurs données et les invite à rejoindre l’outil, plutôt que de créer des comptes d’office.

Qui choisit et paie l’application de copropriété ?

Tout dépend de qui fournit l’outil et de qui signe le contrat. Pour comparer les offres, demandez le coût total sur une même durée, taxes comprises : abonnement, mise en service, options, assistance et éventuels frais de sortie. Vérifiez aussi si le prix dépend du nombre de logements, de comptes ou de résidences.

Le syndic la fournit

La rémunération du syndic pour sa mission est forfaitaire, et seules des prestations particulières définies par décret ouvrent droit à un complément (article 18-1 A, I). Le contrat type inclut dans le forfait toutes les prestations fournies au titre de la mission, sauf ces prestations particulières limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret de 1967 (contrat type de l’annexe 1, clauses 7.1.1 et 7.2). Un outil présenté comme un service de sa gestion n’a donc pas à être facturé en plus, sauf à entrer dans cette liste.

Un service qui sort de la mission de syndic ne peut pas figurer dans le contrat de syndic : il passe par une convention séparée, autorisée expressément par l’assemblée générale à la majorité des voix exprimées (article 18-1 A, II). Si l’éditeur a des liens capitalistiques ou juridiques avec le syndic, toute convention entre lui et le syndicat est soumise à l’assemblée, à la même majorité, le syndic précisant la nature de ces liens ; à défaut, elle n’est pas opposable au syndicat.

La copropriété s’abonne directement

Le syndicat des copropriétaires, c’est la collectivité de tous les copropriétaires (article 14) ; le syndic le représente. Ses décisions sont prises en assemblée générale (article 17), par défaut à la majorité des voix exprimées (article 24). Les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes sont couvertes par le budget prévisionnel, voté chaque année (article 14-1). La loi ne dit pas si un abonnement de ce type en fait partie : le plus sûr est d’inscrire la question à l’ordre du jour, ce que tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander à tout moment au syndic (article 10 du décret), puis de prévoir la dépense au budget. Pour préparer cette inscription et le vote, voyez Assemblée générale de copropriété.

L’assemblée fixe aussi le montant de contrat à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire, et celui à partir duquel une mise en concurrence l’est (article 21). Elle peut enfin déléguer au conseil syndical, s’il compte au moins trois membres, tout ou partie des décisions qui relèvent de la majorité des voix exprimées. Cette délégation se vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires et ne peut porter ni sur l’approbation des comptes, ni sur le budget prévisionnel, ni sur les adaptations du règlement imposées par la loi (article 21-1). L’assemblée fixe le montant maximum des sommes allouées au conseil pour l’exercer (article 21-2), et la délégation dure deux ans au plus (article 21-3). Ce que le conseil peut décider seul ou seulement proposer est détaillé dans Rôle du conseil syndical de copropriété.

Si l’outil sert aussi à participer aux assemblées à distance, c’est l’assemblée qui en choisit les moyens techniques, sur devis, et le syndicat en supporte le coût (article 13-1 du décret).

Les habitants paient eux-mêmes

Quand des habitants financent un outil à titre personnel, ce n’est pas une dépense du syndicat. Mais l’outil n’engage pas la copropriété, rien n’oblige le syndic à l’utiliser, et l’usage des coordonnées reste encadré.

Peut-on récupérer ses données si l’on change d’application ?

Il faut le prévoir avant de signer, car la loi ne le garantit qu’en partie.

La portabilité est un droit individuel. L’article 20 du RGPD permet à une personne de recevoir les données qu’elle a fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, pour les transmettre à un autre service, seulement si le traitement repose sur le consentement ou un contrat et qu’il est automatisé. Selon la CNIL, il ne couvre pas les données dérivées, calculées ou inférées. Ce n’est donc pas un droit, pour la copropriété, de récupérer tout l’historique de la résidence.

Pour la copropriété, c’est le contrat qui compte. Au terme de la prestation, le sous-traitant supprime ou renvoie toutes les données personnelles, au choix du responsable, puis détruit les copies, sauf obligation légale de conservation (article 28 du RGPD). Faites aussi écrire :

• ce qui peut être exporté : historique des signalements, annonces, documents déposés, liste des logements ;
• sous quel format (un tableur ou un format ouvert, plutôt qu’un fichier propre à l’éditeur) ;
• dans quel délai, et à quel coût ;
• la durée d’engagement et le préavis de résiliation.