Le syndic ne répond pas : que dit la loi ?
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 fixe les missions du syndic. Il doit notamment :
- faire appliquer le règlement de copropriété et exécuter les décisions de l’assemblée générale ;
- administrer l’immeuble, pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien ;
- en cas d’urgence, faire procéder de sa propre initiative aux travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble ;
- représenter le syndicat en justice, conserver les archives et tenir le carnet d’entretien ;
- informer les occupants des décisions prises en assemblée générale.
En revanche, aucun texte ne lui impose de délai pour répondre au courrier ou au mail d’un copropriétaire. Le contrat de syndic fixe seulement les jours et heures où il reçoit les demandes individuelles, hors urgence : c’est la première chose à vérifier dans votre contrat.
Les textes prévoient en revanche un délai d’un mois, sous peine d’une pénalité de 15 € par jour de retard, pour deux demandes précises : la fiche synthétique de la copropriété, qu’un copropriétaire peut demander (article 8-2), et les documents demandés par le conseil syndical (article 21).
Beaucoup de documents n’ont pas besoin d’être réclamés. Un syndic professionnel doit donner accès à un espace en ligne sécurisé, sauf refus de l’assemblée générale à la majorité de l’article 25. On y trouve au minimum :
- le règlement de copropriété et la fiche synthétique ;
- le carnet d’entretien et les diagnostics des parties communes ;
- les contrats d’assurance et d’entretien ;
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées ;
- pour chacun, son compte individuel et ses appels de fonds.
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Écrire
Une demande datée et précise, avec photos. Gardez une copie.
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Le conseil syndical
Il peut exiger les pièces de gestion : un mois, puis 15 € par jour de retard.
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La mise en demeure
En recommandé. Souvent un préalable de huit jours avant d'aller plus loin.
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L'assemblée générale
Question à l'ordre du jour, ou assemblée de droit à la demande du conseil ou d'un quart des voix.
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Changer de syndic
À l'échéance du contrat, ou en cours de mandat pour inexécution suffisamment grave.
Étape 1 : comment signaler un problème au syndic ?
Un appel téléphonique ne laisse pas de trace. Écrivez, et gardez la preuve de l’envoi :
- décrivez les faits : quoi, où (bâtiment, étage, partie commune), depuis quand, avec des photos ;
- dites ce que vous attendez : une intervention, un document, une réponse à une question précise ;
- gardez une copie de chaque échange, avec la date.
Si votre résidence utilise une application de signalement, passez par elle : la demande est datée et le gestionnaire la reçoit directement.
Pour un problème dans les parties communes, c’est bien au syndic d’agir : le syndicat des copropriétaires est responsable des dommages qui y ont leur origine (article 14).
Étape 2 : que peut faire le conseil syndical ?
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (article 21). Ses demandes pèsent plus lourd que celles d’un copropriétaire seul :
- il peut prendre connaissance et copie de toutes les pièces qui concernent la gestion de la copropriété, et recevoir tout document qui intéresse le syndicat ;
- au-delà d’un mois sans transmission, des pénalités de 15 € par jour sont imputées sur la rémunération forfaitaire du syndic et déduites lors de l’établissement des comptes définitifs ;
- si ce n’est pas fait, son président peut demander au président du tribunal judiciaire de condamner le syndic à les payer.
Ces pénalités profitent au syndicat des copropriétaires, pas au copropriétaire qui a fait la demande. Le rôle du conseil est détaillé dans notre guide Rôle du conseil syndical.
Étape 3 : comment mettre le syndic en demeure ?
Si le silence persiste, envoyez une mise en demeure en lettre recommandée, électronique ou papier : c’est ce qui lui donne une date certaine. Elle rappelle :
- les faits et vos demandes précédentes, avec leurs dates ;
- l’obligation du syndic en cause (exécution d’une décision d’assemblée, entretien, transmission d’un document) ;
- ce que vous demandez, et le délai que vous lui laissez ;
- les suites que vous envisagez : inscription à l’ordre du jour de l’assemblée, saisine du conciliateur ou du juge.
Plusieurs procédures exigent une mise en demeure préalable restée sans effet plus de huit jours : c’est le cas de la convocation d’une assemblée générale par le président du conseil syndical, ou de la demande d’un administrateur ad hoc, sauf urgence (articles 8 et 49 du décret du 17 mars 1967).
Étape 4 : porter la question devant l’assemblée générale
Inscrire une question. À tout moment, un copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour (article 10 du décret du 17 mars 1967). Elle est portée à la prochaine assemblée, ou à la suivante si la demande arrive trop tard. Quand elle appelle un vote, joignez le projet de résolution.
Faire convoquer une assemblée. La convocation est de droit si le conseil syndical, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (moins si le règlement de copropriété le prévoit), la demandent (article 8). Si la mise en demeure adressée au syndic reste sans effet plus de huit jours, le président du conseil syndical convoque lui-même. S’il n’y a pas de conseil syndical, ou si son président ne le fait pas, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal judiciaire d’habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à convoquer (article 50). Une mise en demeure préalable restée sans effet plus de huit jours est alors obligatoire.
Sauf si la copropriété n’a plus de syndic (tout copropriétaire peut alors convoquer l’assemblée pour en nommer un, article 17 de la loi) ou s’il y est habilité par le juge (article 50 du décret), un copropriétaire seul ne peut pas convoquer lui-même l’assemblée générale. Il peut en revanche demander une assemblée tenue à ses frais, pour des questions qui ne concernent que ses propres droits et obligations (article 17-1 AA).
Étape 5 : peut-on changer de syndic ?
| Situation | Ce qui est possible | Texte |
|---|---|---|
| À l’échéance du contrat | L’assemblée désigne un nouveau syndic lors d’une assemblée tenue dans les trois mois qui précèdent le terme ; l’ancien contrat prend fin sans indemnité | Loi, art. 18 VII |
| En cours de mandat | Résiliation pour inexécution suffisamment grave, votée à la majorité de l’article 25, sans préavis | Loi, art. 18 VIII |
| Syndic empêché | Le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée pour en désigner un autre | Loi, art. 18 V |
| Syndic défaillant | Un administrateur ad hoc peut être désigné par le juge, en référé, après une mise en demeure restée sans effet plus de huit jours (sauf urgence) | Loi, art. 18 V ; décret, art. 49 |
Pour une résiliation en cours de mandat, le conseil syndical notifie au syndic une demande motivée d’inscription à l’ordre du jour. Le syndic doit convoquer l’assemblée dans les deux mois suivant la première présentation de la lettre recommandée ; à défaut, le président du conseil syndical la convoque. La résiliation prend effet au plus tôt un jour franc après l’assemblée. Si la rupture est abusive, le syndic peut demander des dommages et intérêts : le motif doit donc être réel et documenté, d’où l’intérêt des étapes précédentes.
Quand ses fonctions cessent, l’ancien syndic doit remettre au nouveau, sous quinze jours, la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires du syndicat, puis sous un mois l’ensemble des documents et archives (article 18-2). Après une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, en référé, d’ordonner cette remise sous astreinte.
Syndic injoignable en cas d’urgence : que faire ?
En urgence, le syndic ne peut engager de lui-même que les travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Il doit en informer les copropriétaires et convoquer immédiatement une assemblée générale (article 37 du décret de 1967).
S’il reste injoignable :
- dégât des eaux : déclarez le sinistre à votre propre assureur dans le délai prévu par votre contrat (au moins cinq jours ouvrés), et envoyez le constat amiable au syndic ;
- danger pour la sécurité des personnes (péril) : prévenez la mairie, que toute personne peut alerter ;
- dommage imminent : le président du tribunal judiciaire peut ordonner en référé les mesures conservatoires qui s’imposent (article 835 du code de procédure civile).
Chaque copropriétaire peut aussi exercer seul les actions en justice concernant la propriété ou la jouissance de son lot, à charge d’en informer le syndic (article 15).
Faire soi-même des travaux dans les parties communes en comptant sur un remboursement est risqué : rien ne garantit que la copropriété les prendra en charge. Passez par les étapes ci-dessus ou par le juge.
Quels recours si le syndic reste silencieux ?
- Le conciliateur de justice est gratuit, et les litiges entre le syndicat et le syndic, ou entre copropriétaires, font partie de ce qu’il traite. Pour une demande en justice de 5 000 € ou moins, une tentative de résolution amiable est d’ailleurs obligatoire avant de saisir le tribunal, sauf exceptions (article 750-1 du code de procédure civile).
- La médiation de la consommation n’est pas ouverte au syndicat des copropriétaires : ce n’est pas un consommateur au sens du code de la consommation.
- La responsabilité du syndic peut être engagée devant le tribunal judiciaire. Le syndicat le fait en tant que mandant. Si le syndic est lui-même en cause, le président du conseil syndical agit sur délégation expresse de l’assemblée générale. Un copropriétaire peut aussi agir pour un préjudice personnel. L’avocat est obligatoire au-delà de 10 000 €.
