Extranet de copropriété : est-il obligatoire, et que doit-il contenir ?

L’extranet de copropriété est-il obligatoire ?

Oui, quand le syndic est un syndic professionnel. L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le charge de « proposer » un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés. C’est ce que l’on appelle l’extranet de la copropriété ; les textes parlent d’« espace en ligne sécurisé ».

• Depuis quand ? La loi ALUR du 24 mars 2014 a fixé l’obligation à compter du 1er janvier 2015. La liste minimale des documents (décret n° 2019-502 du 23 mai 2019) s’applique depuis le 1er juillet 2020.
• L’assemblée générale peut l’en dispenser, à la majorité de l’article 25, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires (pas seulement des présents). Sans ce vote, l’obligation s’applique.
• Les syndics non professionnels, bénévoles ou coopératifs, ne sont pas concernés : leur situation est détaillée ci-dessous.

Sur le site de votre syndic, l’extranet peut s’appeler « espace client », « portail copropriétaire » ou prendre la forme d’une application. Peu importe le nom : la question est de savoir s’il donne accès au moins aux documents fixés par le décret de 2019.

Un syndic bénévole ou coopératif doit-il proposer un extranet ?

Non. L’article 18 ne vise que le syndic professionnel ; les syndics non professionnels, bénévoles ou coopératifs, n’y sont donc pas tenus. Service-public.fr range expressément le syndic coopératif parmi les syndics non professionnels :

• le syndic non professionnel, dit bénévole, est obligatoirement copropriétaire dans la copropriété qu’il gère (article 17-2 de la loi) ;
• le syndic coopératif est élu par les membres du conseil syndical, parmi eux, et en préside le conseil (article 17-1).

Rien ne lui interdit de partager les documents en ligne, et l’assemblée peut le lui demander, mais l’article 18 ne l’y oblige pas. Vos autres droits restent : consultation des pièces avant l’assemblée (article 18-1), copies à vos frais (article 33 du décret), fiche synthétique sur demande (article 8-2), accès du conseil syndical aux pièces de gestion (article 21). S’il n’est pas rémunéré, il n’est pas non plus tenu de suivre le contrat type (article 18-1 A, IV).

Quels documents doivent figurer sur l’extranet ?

Le décret n° 2019-502 fixe une liste minimale en trois niveaux d’accès, puisque l’article 18 prévoit un accès différencié selon la nature des documents. Le syndic peut en mettre davantage.

Pour tous les copropriétaires

• le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes modificatifs publiés ;
• la dernière fiche synthétique, qui résume les données financières et techniques essentielles de la copropriété et de son bâti ;
• le carnet d’entretien et les diagnostics techniques des parties communes en cours de validité ;
• les contrats d’assurance de l’immeuble, les contrats et marchés en cours signés au nom du syndicat (hors contrats de travail de ses salariés) et les contrats d’entretien des équipements communs ;
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes (précision ajoutée par le décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020), avec, le cas échéant, les devis de travaux qu’elles ont approuvés ;
• le contrat de syndic en cours.

Pour chaque copropriétaire, sur son lot

• son compte individuel, arrêté après l’approbation des comptes ;
• les charges courantes et les dépenses hors budget prévisionnel qu’il a payées au titre des deux derniers exercices comptables clos, c’est-à-dire des deux dernières années comptables terminées ;
• la part du fonds de travaux rattachée à son lot, s’il en existe un ;
• les avis d’appel de fonds qui lui ont été adressés sur les trois dernières années.

Pour le conseil syndical

• les balances générales des comptes et le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
• le cas échéant, les relevés des comptes bancaires séparés du syndicat ;
• les assignations des procédures en cours et les décisions dont les délais de recours courent encore ;
• la liste de tous les copropriétaires ;
• la carte professionnelle du syndic et ses attestations d’assurance de responsabilité civile professionnelle et de garantie financière.

Les documents sont téléchargeables et imprimables. Le syndic les actualise au moins une fois par an, dans les trois mois qui suivent la dernière assemblée annuelle appelée à connaître des comptes, qu’elle les approuve ou non (article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967).

Et les factures ? Elles ne font pas partie de la liste, et le gouvernement a répondu le 21 avril 2026 à une question écrite qu’il n’envisageait pas de l’étendre. Le conseil syndical peut en prendre connaissance et copie en cours d’année (article 21 de la loi). Chaque copropriétaire peut consulter les pièces justificatives des charges, factures comprises, avant l’assemblée appelée à connaître des comptes : le syndic les tient à disposition au moins un jour ouvré, au lieu, aux jours et aux heures indiqués dans la convocation (article 18-1 de la loi, article 9-1 du décret).

Comment accéder à l’extranet de copropriété ?

Les copropriétaires et les membres du conseil syndical y accèdent avec un code personnel sécurisé qui garantit leur identification (article 33-1-1 du décret de 1967). Chaque copropriétaire voit les documents communs et ceux qui concernent ses lots ; les membres du conseil syndical, qui ne sont pas tous copropriétaires (un conjoint ou un usufruitier peut être élu, article 21 de la loi), voient en plus les documents nécessaires au contrôle de la gestion.

Le statut de locataire ne donne pas, à lui seul, de droit d’accès à l’extranet. Les occupants sont informés autrement : dans les trois mois qui suivent l’assemblée, le syndic leur communique les décisions qui touchent leurs conditions d’occupation ou leurs charges, anonymisées, hors procédures contentieuses et prestations de gestion du syndic. Le document est affiché pendant un mois à l’emplacement prévu ou, à défaut, déposé dans chaque boîte aux lettres ou remis selon les modalités habituelles de la copropriété (articles 1 et 2 du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015).

L’accès à l’extranet est-il payant ?

Pas en supplément. Le contrat type de syndic range la « mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés » parmi les prestations incluses dans le forfait (annexe 1 du décret du 17 mars 1967). Comme tout le forfait, il est payé par le syndicat, donc par les charges, et n’a pas à être facturé à part.

Si l’assemblée dispense le syndic de cette prestation avant la signature du contrat, elle sort du forfait (clause 7.1.4). Si elle le fait en cours de contrat, le forfait annuel est réduit d’une somme fixée dans le contrat, ou de ce que facture le tiers à qui la tâche est confiée (clause 7.1.5).

Un contrat non conforme au contrat type expose le syndic à une amende administrative de 3 000 € au plus pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (article 18-1 A de la loi). Sans extranet, les copies du carnet d’entretien, des diagnostics ou des pièces justificatives des charges restent possibles, mais à vos frais (article 33 du décret de 1967).

Que faire si le syndic n’a pas d’extranet ou s’il est incomplet ?

Ni l’article 18 ni le décret de 2019 ne prévoient de sanction propre, ni de délai pour ouvrir l’accès. Les recours passent par les règles générales ; si vos demandes restent sans réponse, voyez aussi notre guide Le syndic ne répond pas : que faire ?.

1. Demandez par écrit, en rappelant l’article 18 et le décret n° 2019-502, et listez ce qui manque : pas d’accès, procès-verbaux absents, appels de fonds non mis en ligne, espace pas mis à jour. Pour la fiche synthétique, le syndic a un mois, sous peine de 15 € par jour de retard imputés sur sa rémunération (article 8-2 et décret n° 2020-1229).

2. Sollicitez le conseil syndical. Il peut prendre copie de toutes les pièces de gestion. Au-delà d’un mois après sa demande, des pénalités de 15 € par jour sont déduites de la rémunération forfaitaire du syndic ; à défaut, le président du conseil peut saisir le président du tribunal judiciaire (article 21). Elles profitent au syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire à la copropriété, pas au demandeur.

3. Consultez les pièces avant l’assemblée appelée à connaître des comptes, aux dates indiquées dans la convocation (article 18-1 de la loi, article 9-1 du décret).

4. Inscrivez la question à l’ordre du jour. Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut la notifier au syndic : elle est portée à la prochaine assemblée générale, ou à la suivante si la demande arrive trop tard (article 10 du décret de 1967).

5. Changez de syndic si nécessaire. À l’échéance, la désignation d’un autre syndic est inscrite à une assemblée tenue dans les trois mois qui précèdent le terme du contrat (article 18 VII). En cours de mandat, il faut une inexécution suffisamment grave (article 18 VIII) : un extranet absent, seul, ne suffit pas forcément ; c’est l’ensemble des manquements documentés qui compte.

En cas de changement, l’ancien syndic remet au nouveau, dans le mois, tous les documents, y compris dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable (article 18-2), avec un bordereau dont copie va au conseil syndical (article 33-1 du décret).

L’extranet remplace-t-il les convocations et les notifications ?

Non : mettre un document en ligne n’est pas le notifier. Les notifications sont valablement faites par voie électronique, et chacun peut demander à tout moment à les recevoir par la poste (article 42-1 de la loi). Mais la voie électronique, c’est une lettre recommandée électronique ou le procédé d’un prestataire de services de confiance qualifié (article 64 du décret de 1967).

• La convocation à l’assemblée doit vous être notifiée, ou remise contre récépissé ou émargement (article 64-3 du décret) ; sa présence sur l’extranet ne suffit pas.
• Le procès-verbal est notifié par le syndic, dans le mois qui suit l’assemblée, aux copropriétaires opposants ou défaillants (article 42 de la loi, article 18 du décret). C’est cette notification, pas sa mise en ligne, qui fait courir le délai de deux mois pour saisir le tribunal si vous avez voté contre la décision prise ou si vous étiez absent sans être représenté.
• Une mise en demeure du syndic ou une demande d’inscription à l’ordre du jour se notifie aussi.

Extranet du syndic ou application de résidence : quelle différence ?

L’extranet légal met des documents à disposition des copropriétaires et du conseil syndical. L’obligation porte sur cet accès sécurisé aux documents : le même outil peut proposer une messagerie ou des signalements, mais ces fonctions ne font pas partie du minimum imposé.

Les outils de communication de la résidence servent à signaler un problème, recevoir une information pratique, s’entraider, et peuvent toucher tous les habitants, locataires compris. Ils ne remplacent ni l’espace en ligne légal, ni les notifications officielles. Pour les échanges entre voisins, notre guide Groupe WhatsApp de copropriété précise les usages possibles et leurs limites.